Muitas pessoas têm calafrios só em pensar em planilhas e números, mas o monitoramento da contabilidade é um importante requisito para a realização de um evento bem-sucedido, independentemente do seu porte e segmento. A previsão orçamentária deve ser definida ainda na concepção do projeto, e é fundamental seguir esse planejamento para evitar que sejam geradas mais despesas do que receitas.

Leia mais: [IL1] Como montar uma estratégia eficaz de divulgação de evento

Por que monitorar a contabilidade de um evento?

Nem todo evento visa ao lucro diretamente. O objetivo principal pode ser, por exemplo, aproximar o público-alvo de uma marca. Ainda assim, é importante que o resultado financeiro da produção seja tão positivo quanto o feedback dos participantes. Além disso, garantir a conformidade com a legislação é imprescindível. Portanto, acompanhar a contabilidade de ponta a ponta é uma etapa de extrema importância.

Depois de estabelecer o conceito do evento e o orçamento disponível para transformá-lo em realidade, é a hora de colocar a mão na massa. Com algumas estratégias simples, é possível economizar na produção – sem comprometer a qualidade – e potencializar o seu investimento. Confira as dicas da Sound neste artigo.

Leia mais: ROI em eventos: confira como calculá-lo e a importância disso[C2] 

Como economizar na produção de um evento

  • Realize o planejamento com antecedência. Poder concluir todas as etapas da produção do evento tranquilamente faz toda a diferença. Os melhores fornecedores costumam ter uma agenda concorrida, por isso, é essencial ter tempo hábil para conseguir a data desejada e negociar formas de pagamento mais flexíveis;
  • Solicite ao menos três orçamentos. Selecionar os fornecedores com calma também permitirá que você entre em contato com mais de uma empresa para identificar qual delas oferece o melhor custo-benefício. Mas, claro, lembre-se de levar em consideração a qualidade dos serviços e a reputação da empresa antes de contratá-la;
  • Verifique a possibilidade de fechar parcerias e permutas. Aliar-se a parceiros com objetivos em comum é uma ótima forma de reduzir os gastos e otimizar seus investimentos;
  • Utilize uma plataforma de gestão de eventos. Não é mais segredo que a tecnologia agiliza os processos, economizando tempo e dinheiro. Com uma plataforma digital, você pode, por exemplo, vender ingressos on-line, receber os pagamentos antecipadamente (e com segurança), criar um site e facilitar a comunicação com o seu público-alvo;
  • Faça um bom uso das redes sociais para potencializar a divulgação do seu evento sem comprometer o orçamento. O Facebook, Instagram e Google Ads são exemplos de ferramentas de grande alcance que não demandam grandes investimentos.

Leia mais: Como escolher fornecedores para o seu evento[C3] 

Como evitar erros na contabilidade de um evento

A contabilidade é uma área complexa e pequenos erros podem gerar consequências bastante desagradáveis. Por isso, é essencial contar com ajuda profissional, principalmente em atividades como emissão de notas fiscais e ao redigir/assinar contratos de locação e de prestação de serviços.

Quer evitar dores de cabeça? A Sound tem uma extensa rede de parceiros e prestadores de serviço para cuidar de todos os detalhes do seu evento.

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 [IL1]https://soundagencia.com.br/como-montar-uma-estrategia-eficaz-de-divulgacao-de-evento/

 [C2]https://soundagencia.com.br/roi-em-eventos-confira-como-calcula-lo-e-a-importancia-disso/

 [C3]https://soundagencia.com.br/como-escolher-fornecedores-para-o-seu-evento/

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