Escolher um bom fornecedor é essencial para garantir uma entrega de qualidade, uma boa experiência aos convidados e para organizar um evento de sucesso.

Você já teve problemas com fornecedores para o seu evento? Sabia que a escolha de um bom fornecedor é uma das etapas que os organizadores e produtores devem dar mais atenção? Porque o trabalho desses prestadores de serviço impacta no planejamento, orçamento e no cronograma do evento, ou seja, escolher bem evita estresse, contribui para uma organização tranquila e livre de imprevistos. 

Existem diversas opções para você encontrar fornecedores, como buscas na internet, indicação de conhecidos, contatos em eventos anteriores ou em até nas associações ligadas ao setor de turismo e de eventos da sua cidade.

Neste artigo, vamos ajudar você a entender melhor quais são as maneiras mais seguras para escolher os fornecedores e como construir uma relação de confiança com eles. Confira!

Identifique quais são suas necessidades

Antes de sair procurando, análise quais são as suas necessidades e o tipo de fornecedor de que precisa. Faça uma lista do que você necessita e qual a urgência de cada coisa.

Tenha tudo muito bem organizado e planejado, para não ter que buscar algum serviço de última hora, gerando estresse e nervosismo para todos.

Faça pesquisa, compare preço e negocie

Agora, está na hora de encontrar os melhores em cada área específica. Você deve fazer uma pesquisa de possíveis prestadores de serviços e, se gostou de algum, peça um orçamento.

Após realizar esse levantamento, também leve em consideração a proximidade do local do fornecedor com o evento e sua experiência no mercado.

Converse com clientes da empresa para saber mais informações, confira as avaliações dela na internet, veja se o orçamento está de acordo com seu budget e sempre procure negociar preço e prazos de entrega. Isso ajuda a criar uma relação de fidelidade e confiança entre vocês.

Tenha pelo menos três orçamentos diferentes de cada necessidade

Sempre que estiver em processo de escolha de fornecedor, o ideal é ter à disposição o orçamento de pelo menos três empresas de cada ação (por exemplo, três para mídia, três para buffet, três para casting e para as demais áreas).

Uma dica muito importante para os produtores: nunca contrate antes de comparar preços e serviços. Não considere apenas a economia financeira. O prazo de entrega e a qualidade do serviço precisam ser analisados, porque isso afeta a experiência dos participantes do evento. Se eles não gostarem é o nome da sua empresa que ficará prejudicado.

Realize o planejamento junto com os fornecedores

Vocês são uma equipe e devem jogar juntos. Então, um precisa saber do planejamento do outro e ambos devem respeitar o que foi combinado. Todas as partes precisam estar por dentro dos detalhes envolvendo a produção.

Como produtor de eventos, é sua a responsabilidade de garantir uma comunicação sem ruídos! Por isso, deixe claros as datas de entrega dos produtos ou serviços e o dia do evento, a forma de pagamento e o prazo, apresente os profissionais responsáveis pelos setores e se reúna com antecedência no local do evento para fazer um treinamento, explicando como será a dinâmica da produção. Além disso, aproveite para tirar as eventuais dúvidas.

Avalie o tipo de evento que está organizando

Muitas pessoas que trabalham com organização de eventos não avaliam se aquele fornecedor é o ideal para o evento que será produzido. Você pode trabalhar com a empresa há anos realizando festas de casamentos, mas será que esse prestador de serviço é o mais indicado para um evento corporativo? Pense nisso, antes de escolher!

Coloque tudo em contrato

Ao oficializar o serviço, preste atenção em todos os itens que devem ser colocados no contrato. Registre todas as exigências, direitos e deveres, prazos de entregas e as possíveis penalidades e multas para o caso de um dos lados não cumprir o acordado ou cometer alguma falha de execução. Tudo precisa ser detalhado com a maior transparência no documento a ser assinado por ambas as partes.

Construa uma relação de fidelidade

Construir um relacionamento com fornecedores é um dos aspectos para organizar um evento livre de problemas. Ao conquistar a confiança dos prestadores, vocês formam um time disposto a realizar a melhor entrega e fornecer produtos e serviços de qualidade aos clientes. Por isso, mantenha uma relação saudável e de respeito com eles. 

Conte com uma consultoria especializada

O melhor caminho para você não ter surpresa com fornecedores é contratar uma consultoria especializada, que vai ajudá-lo a organizar e planejar as demandas em cada etapa do evento.

Na Sound, você encontra organização, planejamento, eficiência e qualidade para o seu evento. Entre em contato e conheça os nossos serviços.